Mówiąc o możliwości uwierzytelniania dokumentów przez pełnomocników podstawowym zagadnieniem, które należałoby wyjaśnić na wstępie jest pojęcie odpisu. To kopia (kserokopia) lub przepisany tekst oryginalnego dokumentu. Warto wiedzieć, że złożenie do akt sądowych odpisu poświadczonego za zgodność z oryginałem jest w dużej mierze zrównane w skutkach ze złożeniem oryginału dokumentu. Odpis bez poświadczenia jest po prostu kserokopią, która nie może zostać uznana za dowód z dokumentu. Tak więc poświadczenie odpisu za zgodność z oryginałem zmienia jego charakter w sposób zasadniczy.
Możliwość poświadczania dokumentów ma zastosowanie zarówno w procedurze cywilnej oraz od niedawna także administracyjnej.
Jeżeli chodzi o postępowanie cywilne kluczowym w tej kwestii jest art. 129 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego, który wskazuje, iż:
Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa.
Jednocześnie należy pamiętać, że sąd może wezwać stronę do okazania oryginału dokumentu.
Ponadto § 3 ww. artykułu wskazuje jednocześnie, iż takie poświadczenie ma charakter dokumentu urzędowego.
Natomiast zgodnie z art. 76a § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego:
Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu, o którym mowa w art. 76 § 1 lub 2, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu.
Warto wiedzieć, że poświadczanie dokumentów przez pełnomocników nie rodzi konieczności uiszczania opłaty skarbowej. Dzięki temu rozwiązaniu strona nie jest narażona na dodatkowe koszty uzyskania urzędowo poświadczonych odpisów, odpisów lub wypisów aktów notarialnych i tym podobnych dokumentów, które mogą być potrzebne w postępowaniu cywilnym albo administracyjnym.